Kulutuste abikõlblikkuse eeskirjad
Euroopa Pagulasfondi 2008. a vahendid

1.	Üldised põhimõtted
1.1.	Üldreeglid 
1.1.1.	Toetuse puhul saab arvesse võtta üksnes nn abikõlblikke kulusid. Selleks et kulud oleksid abikõlblikud, peavad need olema: 

1.1.1.1.	tekkinud abikõlblikkuse perioodil;
1.1.1.2.	ette nähtud projekti eelarves;
1.1.1.3.	seotud sihtrühmade huvides läbiviidatavate projektidega;
1.1.1.4.	vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks;
1.1.1.5.	põhjendatud ning vastama kulutustele vastava tulu ja kulutasuvuse põhimõtetele;
1.1.1.6.	mõistlikud ja järgima usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtteid;
1.1.1.7.	tegelikud ja vastama toetuse saaja tehtud maksetele;
1.1.1.8.	kindlakstehtavad ja kontrollitavad;
1.1.1.9.	registreeritud toetuse saaja raamatupidamisdokumentides.

1.1.2.	Projekti kulud peavad olema kantud Eestis asutatud ja registreeritud toetuse saaja poolt, v.a rahvusvahelised organisatsioonid. Kõik toetuse saajale kohaldatavad reeglid kehtivad ka projektipartnerite suhtes.
1.1.3.	Fondist rahastavaid tegevusi ei tohi rahastada muudest Euroopa Liidu, välisabi või riigieelarvelistest allikatest.

1.2.	 Tulud ja mittetulunduslikkuse põhimõte 
1.2.1.	Projektid peavad olema mittetulunduslikud. Kui projekti lõppedes ületavad tuluallikad, sh sissetulekud, kulusid, vähendatakse toetust vastavalt sellele. Kõik projekti tuluallikad peavad olema kantud toetuse saaja raamatupidamisse või maksudokumentidesse ning olema tuvastatavad ja kontrollitavad.
1.2.2.	Projekti tulud koosnevad kõikidest projektile fondist, riiklikest või eraallikatest tehtud rahalistest panustest, sh toetuse saaja enda panusest (kui on kohaldatav), ning kõikidest projekti käigus saadud sissetulekutest. 

1.3.	 Abikõlblikkuse periood 
1.3.1.	Abikõlblikkuse periood on ajavahemik, millal projekti tegevused algavad ja lõpevad ning projekti teostamiseks vajalikud kulud tekivad. 
1.3.2.	Kulu tekkimise ajaks on kuludokumendi koostamise kuupäev.
1.3.3.	Abikõlblikkuse perioodil tekkinud kulud võib tasuda/välja maksta ka pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid hiljemalt vastutavale asutusele lõpparuande esitamise ajaks. 

1.4.	Kulude dokumenteerimine
1.4.1.	Kulud peavad vastama toetuse saaja tehtud maksetele. Need peavad olema vormistatud finantstehingutena, välja arvatud amortisatsioon. 
1.4.2.	Reeglina peavad kulud olema tõendatud ametlike arvetega. Kui see ei ole võimalik, peavad kulud olema tõendatud raamatupidamisdokumentidega või samaväärse tõendusväärtusega dokumentidega. 
1.4.3.	Kulud peavad olema kantud toetuse saaja raamatupidamisdokumentidesse; määratletud vastavalt kehtivatele raamatupidamisstandarditele ning vastavalt toetuse saaja tavapärastele kuluarvestuse tavadele ja deklareeritud vastavalt kehtivatele maksu- ja sotsiaalalastele õigusnormidele.
1.4.4.	Projektiga seotud kulud peavad olema eristatavad toetuse saaja raamatupidamises muudest kuludest ning kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja maksedokumentidest. 
1.4.5.	Toetuse saajad on kohustatud säilitama projektiga seotud tulusid ja kulusid tõendavaid raamatupidamisdokumente kuni 7 aastat alates 2008. aasta programmi lõpetamist sisaldava teatise edastamist vastutava asutuse poolt. 
1.4.6.	Projektiga seotud dokumentide säilitamine ja töötlemine peab vastama kehtivatele andmekaitsealastele õigusaktidele.
	
1.5.	Territoriaalne kehtivus
1.5.1.	Projekti põhitegevused peavad toimuma Eestis, tegevustega seotud kulud võivad olla tekkinud ka teistes Euroopa Liidu liikmesriikides. 
1.5.2.	Projektides osalevad partnerid, kes on registreeritud ja asutatud kolmandates riikides, võivad projektides osaleda mittekulupõhiselt, v.a rahvusvahelised valitsusasutused. Seepärast ei ole nende partnerite kantud kulud abikõlblikud.

2.	Abikõlblike kulude liigid 
Projekti tegevuste elluviimisega seotud kulud võivad olla abikõlblikud otseste või kaudsete kuludena. Otseseid ja kaudseid kulusid ei ole võimalik alati eristada kululiigiti, nt võivad tööjõukulud, seadmete soetamise kulud, kinnisvara ostu, ehituse, remondi, rentimise ja üürimise kulud, tarbekaupade ja vastustuse ostmise kulud ning alltöövõtukulud olla abikõlblikud nii otsese kui kaudse kuluna – kulu eristamise aluseks on selle otstarve ja seotus projekti tegevustega. 

Projekti tegevuste elluviimise käigus võib tekkida ka kulusid, mida ei saa abikõlblikkuse eeskirjade kohaselt kanda projekti kuludesse ehk need on abikõlbmatud eraldatavast toetusest tasumiseks. 

2.1.	 Otsesed abikõlblikud kulud
Otsesed kulud on tuvastatavad sihtrühmade huvides läbiviidava projektiga otseselt seotud kuludena. Abikõlblikud on eelkõige järgmised otsesed kululiigid (nimekiri ei ole lõplik):
•	tööjõukulud;
•	transpordi- ja lähetuskulud;
•	seadmete soetamise kulud;
•	kinnisvara ostu, ehituse, remondi, rentimise ja üürimise kulud;
•	tarbekaupade ja varustuse ostmise kulud;
•	alltöövõtukulud;
•	avalikustamisega seotud kulud.

2.2.	Kaudsed abikõlblikud kulud
2.2.1.	Kaudsed kulud on tuvastatavad sihtrühmade huvides läbiviidava projekti elluviimisega kaasnevate kuludena. 
2.2.2.	Kindlaksmääratud protsent ehk kuni 15% otsestest abikõlblikest kogukuludest võib olla abikõlblik, kui kaudsed kulud:
2.2.2.1.	hoitakse minimaalsed; 
2.2.2.2.	nähakse kululiikide kaupa ette projekti eelarves;
2.2.2.3.	ei kajastu projekti eelarves samaaegselt ühelgi otseste ja/või sihtotstarbeliste kulude real;
2.2.2.4.	ei kuulu rahastamisele muudest allikatest. Organisatsioonid, mis saavad tegevustoetust ELi eelarvest ja/või riigieelarvelistest vahenditest, ei saa lülitada kaudseid kulusid oma projekti eelarvesse;
2.2.2.5.	ei ületa 10%, kui alltöövõtt ületab 40% otsestest abikõlblikest kuludest.
2.2.3. Kaudseteks kuludeks eraldatud kulude osakaal hõlmab eelkõige järgmisi kulusid:
•	kaudsed tööjõukulud;
•	personaliotsinguga seotud kulud;
•	projekti meeskonna koolituskulud;
•	ruumide üürikulu;
•	projekti haldamiseks vajaliku kontoritehnika (st arvutid, printerid, faksid, telefonid) ja mööbli (st töölauad, toolid, töömaterjalide paigutamiseks vajalikud kapid, riiulid, laualambid) soetamise kulud;
•	kulud igapäevastele kontoriseadmetele (nt printer, sülearvuti, faks, koopiamasin, telefon, kaabeldus jne);
•	kulud bürootarvetele (sh paber, kirjutusvahendid, kaustad, andmekandjad);
•	kulud sideteenustele (sh telefoni- ja faksiteenustega seotud kuu- ja abonomenttasudele ning teenuse kasutamisega seotud jooksvatele kuludele ning posti- ja elektroonilise andmesidega seotud jooksvatele kuludele);
•	infotehnoloogia (serverid ja võrgud) ja kontoritehnika hooldus- ja remondikulud;
•	kommunaalkulud (sh kulud kütte, vee ja elektri tarbimisele ning ruumide koristamisele);
•	ainult projektiga seotud pangakontode avamise ja haldamise kulud ning ülekandetasud, kui nende kontode avamine on vajalik;
•	valveteenuse, va valehäirete kulude katmine.

2.3.	abikõlblBMATud kulud 
2.3.1.	Mitteabikõlblik kulu on kulu, mis ei ole projekti elluviimiseks vajalik ning mis ei ole tehtud kooskõlas õigusaktides, asjakohastes juhendmaterjalides ja toetuslepingus sätestatud nõuetega.
2.3.2.	Abikõlbmatuks loetakse muuhulgas järgmised kulud:
•	käibemaks, v.a juhul, kui toetuse saaja saab tõendada, et ei saa seda tagasi;
•	erisoodustusena käsitletav kulu ja erisoodustusmaks;
•	maa ostmine;
•	kasum kapitalilt; 
•	intressid ja valuutavahetustasud;
•	eraldised kahjudeks või potentsiaalseteks tulevasteks kohustusteks; 
•	trahvid, viivised, leppetrahvid ja muud rahalised karistused ning kohtukulud;
•	toetuse saaja poolt deklareeritud ja mõne muu Euroopa Liidu, välisabi ja/või riigieelarvest toetust saava projekti või tööprogrammi raames kaetud kulud;
•	kindlustusettevõtete teenustega kaasnevad kulud;
•	kindlustusmaksed, v.a kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-, tööandja vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad kindlustusmaksed;
•	projekti rakendamises osalevate ametnike tööjõukulud, kui ametnikud täidavad ülesandeid, mis kuuluvad nende igapäevaste töökohustuste hulka; 
•	hüvitised ametist vabastamise ja töölepingu lõpetamise korral;
•	kulud projekti personali lisahüvedele ja töötasule lisaks makstavatele toetustele;
•	rahvusvaheliste ja riigisiseste organisatsioonide liikmemaksud, mis ei ole lisandunud projekti rakendamisega;
•	mitterahalised sissemaksed; 
•	hangetest või teenuse osutamisest tingitud kulud, kui hangete korraldamine või teenuste osutamine tekitab projektile kulusid, loomata sellele lisaväärtusi;
•	alltöövõtukulud, kui need on seotud projekti üldise juhtimisega;
•	vahendajate või konsultantide alltöövõtt, mille puhul tasu määratletakse protsendina projekti kogukuludest, välja arvatud juhul, kui toetuse saaja põhjendab selle maksmist töö või osutatud teenuste tegeliku väärtusega;
•	ülemäärased ja ebamõistlikud kulutused, sh üksnes projekti töötajate meelelahutusele tehtud kulutused.

3.	REEGLID KULULIIKIDELE
3.1.	TÖÖJÕUKULUD
3.1.1.	Tööjõukulud on abikõlblikud ainult nende isikute puhul, kes on konkreetselt seotud projekti elluviimisega ja need ülesanded ei kuulu tema tavapäraste tööülesannete hulka.
3.1.2.	Organisatsiooni juhtimisega seonduv personalikulu ei ole abikõlblik.
3.1.3.	Tööjõukulude hulka loetakse: 
3.1.3.1.	projekti personali töötasud, mis on kooskõlas asutusesisese või piirkonna keskmise palgatasemega vastavasisulise töö eest. Töötasu ei tohi sisaldada preemiaid, lisatasusid või kasumijaotust;
3.1.3.2.	otsesed maksud töötasudelt, kui toetuse saaja neid tegelikult maksab (Eestis sotsiaal- ja tulumaks ning kohustusliku kogumispensioni ja töötuskindlustusmaksed); 
3.1.3.3.	puhkusetasu proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga ja vastavalt õigusaktides sätestatud korrale.
3.1.4.	Projekti tööjõukulud loetakse abikõlblikuks kuluks üksnes tingimusel, kui isik töötab projekti heaks töölepingu, avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja, korralduse või võlaõigusliku lepingu alusel.
3.1.5.	Tööjõukulud kirjeldatakse projekti eelarves otseste ja kaudsete tööjõukuludena. Otsesed tööjõukulud on abikõlblikud ainult nende isikute puhul, kellel on projektis juhtiv ja otsene roll projekti planeerimisel, elluviimisel või seirel, nagu projektijuhid ning teised toetuse saajatele teenuste osutamises osalevad töötajad. Tööjõukulud teistele toetuse saaja organisatsiooni töötajatele, kellel on vaid toetav roll (nt asutuse juhataja, raamatupidaja, hanke-, personali-, infotehnoloogia spetsialist jne), ei ole otseste kuludena abikõlblikud ning neid loetakse kaudseteks kuludeks.

3.2.	TRANSPORDI- JA LÄHETUSKULUD
3.2.1.	Transpordi- ja lähetuskulud on otseste kuludena abikõlblikud üksnes:
3.2.1.1.	projekti meeskonna liikmetele, kelle kulud on abikõlblikud otseste kuludena;
3.2.1.2.	erandlikel ja nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel toetuse saaja töötajatele, kellel on toetav roll; 
3.2.1.3.	teistele isikutele väljaspool toetuse saajat, kes osalevad projekti tegevustes. 
3.2.2.	Mootorsõiduki kasutamise kulud on abikõlblikud vastavates õigusaktides kehtestatud tingimustel maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses.
3.2.3.	Transpordikulud hüvitatakse kõige odavamate ühistranspordi piletite hindade alusel. Lennutranspordi kasutamine on üldjuhul lubatud üksnes reisideks, mis ületavad 800 km (edasi-tagasi) või kui lennureis on põhjendatud sihtkoha geograafilise asukohaga. 
3.2.4.	Lähetustuskulud on abikõlblikud tegelike kulude või päevarahade alusel. Lähetuskulud hõlmavad tavaliselt majutust, toitu ja kohalikku transporti. 
3.2.5.	Päevarahad ja majutuskulud on abikõlblikud vastavates õigusaktides kehtestatud tingimustel maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses.
3.2.6.	Väliseksperdi päevaraha määra kehtestamisel võetakse aluseks Eesti per diem päevamäärad (olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse tuleb). 4. detsembri 2008. aasta seisuga on Euroopa Komisjoni poolt Eestile määratud päevaraha määr 181 EUR (http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm). Antud päevaraha sisse arvestatakse majutuse, toidu ja kohaliku transpordiga seotud kulud. Juhul, kui välisekspert Eestis ei ööbi, kuid viibib siiski kohal rohkem kui 6 tundi, on lubatud maksta talle päevaraha, kuid vähendatud kujul (kuni 50% ettenähtud määrast).

3.3.	SEADMED
3.3.1.	Üldised reeglid 
3.3.1.1.	 Seadmete soetamise kulud (mis põhinevad ostetud varade amortisatsioonil, liisingul või rentimisel) on abikõlblikud ainult siis, kui need on projekti rakendamiseks olulise tähtsusega. Seadmetel peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning need peavad vastama kehtivatele normidele ja standarditele.
3.3.1.2.	 Valides liisimise, üürimise ja ostmise vahel peab alati lähtuma kõige odavamast võimalusest. Kui aga liisimine või üürimine ei ole võimalik projekti lühikese kestuse (kuus kuud või vähem) või tarbimisväärtuse kiire vähenemise tõttu, on ostmine aktsepteeritav ning allpool kirjeldatud amortisatsiooniga seotud kulud on abikõlblikud tavapäraste asutusele kehtivate reeglite alusel.

3.3.2.	Üürimine ja liisimine
Üürimise ja liisimisega seotud kulud on abikõlblikud asutusele tavapäraselt kehtivate reeglite kohaselt ning sõltuvalt üürimise või liisingu kestusest (projekti jaoks).

3.3.3.	Ostmine
3.3.3.1.	  Kui enne projekti algust või selle kestel ostetakse seadmeid, on abikõlblik ainult seadmete amortisatsiooni see osa, mis vastab nende kasutamisele projekti heaks ning nende tegelikule kasutamisele projektis. 
3.3.3.2.	  Seadmed, mis osteti enne projekti algust, kuid mida kasutatakse projekti jaoks, on abikõlblikud amortisatsiooni alusel. Need kulud ei ole aga abikõlblikud juhul, kui seadmed osteti algselt ELi toetuse eest. 
3.3.3.3.	  Seadmete ostmise kulud peavad vastama tavalistele turuhindadele ning asjaomaste seadmete väärtus kantakse kuludesse vastavalt maksu- ja raamatupidamiseeskirjadele, mida kohaldatakse toetuse saaja suhtes. 
3.3.3.4.	  Üksikute alla 1 000 eurot (arvestatud vastavalt Eesti Panga poolt fikseeritud kursi alusel) maksvate esemete ostukulud on täielikult abikõlblikud tingimusel, et seadmed ostetakse projekti kolme esimese kuu jooksul.

3.4.	KINNISVARA
3.4.1.	Üldised reeglid
Kinnisvaral peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning see peab vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

3.4.2.	Ostmine, ehitamine ja renoveerimine
3.4.2.1.	Kui kinnisvara soetamine on projekti rakendamise jaoks olulise tähtsusega ning selges seoses selle eesmärkidega, siis on kinnisvara, s.o juba valminud ehitiste ostmine või kinnisvara ehitamine kaasrahastamiseks abikõlblik vastavalt allpool toodud tingimustele: 
3.4.2.1.1.	 sõltumatult kvalifitseeritud hindajalt või nõuetekohaselt volitatud ametiasutuselt tuleb võtta tõend, milles kinnitatakse, et hind ei ületa turuväärtust ning tõendatakse, et kinnisvara on vastavuses siseriiklike nõuetega, või täpsustatakse asjaolusid, mis ei ole siseriiklike nõuetega vastavuses ja mida toetuse saaja kavatseb projekti käigus parandada;
3.4.2.1.2.	 kinnisvara ei ole ostetud ühenduse toetuse eest enne projekti rakendamise algust;
3.4.2.1.3.	 kinnisvara tuleb kuni 7 aastat alates 2008. aastaprogrammi lõpetamist sisalduva teatise edastamisest vastutava asutuse poolt kasutada üksnes projektis loetletud eesmärkide täitmiseks, v.a juhul, kui Euroopa Komisjon annab konkreetselt teistsuguse loa;
3.4.2.1.4.	 üksnes see osa kõnealuste varade amortisatsioonist, mis tekkis selle kasutamise ajal projekti käigus ja nende tegeliku kasutamise määr projekti heaks on abikõlblik.
3.4.2.2.	Amortisatsiooni arvestatakse vastavalt siseriiklikele raamatupidamiseeskirjadele.
3.4.2.3.	Renoveerimise korral kohaldatakse ainult punktides 3.4.2.1.3 ja 3.4.2.1.4  esitatud tingimusi.

3.4.3.	Üürimine
3.4.3.1.	Kinnisvara üürimine on abikõlblik järgmistel tingimustel:
3.4.3.1.1.	 üürimise ja asjakohase projekti eesmärgid on selgelt seotud;
3.4.3.1.2.	 kinnisvara ei ole ostetud EL toetuse eest;
3.4.3.1.3.	 kinnisvara kasutatakse üksnes projekti rakendamiseks. Vastasel juhul on abikõlblik  ainult see osa kuludest, mis vastab projektis kasutatule.

3.5.	Alltöövõtt
3.5.1.	Üldjuhul peab toetuse saaja olema suutlik tegema ise projektiga seotud tegevusi. Alltöövõtt on piiratud ega tohi ületada 40% projekti otsestest abikõlblikest kuludest, v.a juhul, kui on need on nõuetekohaselt põhjendatud ja vastutav asutus on need eelnevalt heaks kiitnud.
3.5.2.	Kõikide alltöövõttude puhul peab toetuse saaja esitama määratud asutustele kogu vajaliku teabe alltöövõtu alusel tehtud tegevuste kohta.
3.6.	KÄIBEMAKS 
3.6.1.	Käibemaks on abikõlblik, kui toetuse saaja või taotleja ei ole käibemaksukohustuslane vastavalt käibemaksuseadusele.
3.6.2.	Kui toetuse saaja muutub käibemaksukohustuslaseks vastavalt käibemaksuseadusele, peab ta sellest lisaks Maksu- ja Tolliametile teavitama samaaegselt ka vastutavat asutust. Selleks tuleb esitada Maksu- ja Tolliameti tõend käibemaksukohustuslasena arvele võtmise kohta. Alates käibemaksukohustuslasena registreerimise kuupäevast on käibemaks abikõlbmatu.
3.6.3.	Käibemaksukohustuslasest toetuse saaja puhul on käibemaks abikõlblik, kui projekti raames soetatakse kaupu ja teenuseid käibemaksuseaduse alusel vaid maksuvaba käibe tarbeks, mille sisendkäibemaks ei kuulu mahaarvamisele vastavalt käibemaksuseaduses sätestatule.
3.6.4.	Käibemaksu ei käsitleta abikõlbliku kuluna, kui:
3.6.4.1.	käibemaks on arvestatud või seda on võimalik arvestada ettevõtlustulude sisendkäibemaksu hulka vastavalt käibemaksuseadusele;
3.6.4.2.	toetuse saaja raamatupidamises ei eristata maksustatavat ja maksuvaba käivet ning nende tarbeks soetatud kaupu ja saadud teenuseid kasutatakse nii ettevõtluse kui mitteettevõtluse tarbeks vastavalt käibemaksuseadusele;
3.6.4.3.	toetuse saaja käibemaksuarvestus toimub käibemaksuseaduses toodud proportsionaalse mahaarvamise meetodit või otsearvestuse ja proportsionaalse mahaarvamise segameetodit kasutades.
3.6.5.	Kui toetuse saaja kustutatakse käibemaksukohustuslasena registrist vastavalt käibemaksuseadusele, peab ta sellest vastutavat asutust teavitama. Selleks tuleb vastutavale asutusele esitada maksuhalduri tõend käibemaksukohustuslasena registrist kustutamise kohta. Juhul kui toetuse saaja ei ole vastutavat asutust käibemaksukohustuslase staatuse muutumisest teavitanud, loetakse käibemaks jätkuvalt abikõlbmatuks. 

3.7.	Sihtotstarbelistest tuludest kaetud kulud
3.7.1.	Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib toetuse saaja ja projektis osalevate partnerite poolne projekti kaasrahastamine koosneda osaliselt nimetatud asutustes töötavate ja projektis osalevate alaliste ametnike poolt tehtavast tööst. Sellisel juhul ei ole need kulud abikõlblikud otseste või kaudsete tööjõukuludena, vaid sihtotstarbelistest tuludest kaetud kuludena.
3.7.2.	Sellised eraldised ei tohi ületada 50% toetuse saaja kõigist eraldistest. Nimetatud juhul kohaldatakse järgmisi reegleid:
3.7.2.1.	ametnike ülesanded on konkreetselt seotud projekti rakendamisega ega tulene ametivõimude põhikirjajärgsetest kohustustest;
3.7.2.2.	ametnikud, kellele on usaldatud projekti rakendamine, on määratud pädeva asutuse nõuetekohaselt dokumenteeritud otsusega;
3.7.2.3.	nende eraldiste väärtust saab auditeerida ja see ei tohi ületada ametivõimude poolt tegelikult kantud ja nõuetekohaselt raamatupidamisdokumentidega tõendatud kulusid.

Marika Flaur
Migratsiooni- ja piirivalvepoliitika osakonna kv nõunik 
11.02.2009