ARUANDLUSE JUHEND
Euroopa Pagulasfondi 2008. aasta vahendid

1.	PROJEKTIGA SEOTUD DOKUMENTATSIOON
Projektiga seotud dokumentatsioon on olulisemaid kontrolliobjekte ja projekti hindamise allikas. Seetõttu on oluline, et kogu projektiga seonduv dokumentatsioon annaks ka projektiga otseselt mitteseotud inimesele lihtsalt ja kiiresti ettekujutuse sellest, mis projekti alusel tehtud ja teoksil.

Projekti rakendamist ja dokumentatsiooni võivad kontrollida vastutav asutus, sertifitseerimisastutus ning auditeerida auditeerimisasutus, Euroopa Kontrollikoda, Euroopa Komisjon vms.

Projektiga seotud dokumentatsiooni peab toetuse saaja säilitama kuni 7 aastat alates Euroopa Pagulasfondi 2008. aasta programmi lõpetamist sisaldava teatise edastamisest vastutava asutuse poolt.

Kuni nimetatud tähtaja lõpuni peavad toetuse saaja ja projektipartnerid arvestama võimaliku projekti auditi(te)ga, mille käigus hinnatakse toetuse kasutamise sihipärasust ja otstarbekust ning vastavust siseriiklikele ja EL õigusaktidele.

Projekti auditi eesmärk on hinnata ja analüüsida:
•	finantsaruannete, kuludokumentide ning teiste toetuse kasutamist tõendavate dokumentide olemasolu, õigsust ja asjakohasust;
•	raamatupidamise vastavust kehtivatele õigusaktidele;
•	tehingute tõendamise võimalikkust vastavalt tehingute aluseks olevatele dokumentidele;
•	kulude abikõlblikkust ning vastavust teostatud toimingute mahule ja sisule.

Toetuse saaja peab nõutud tähtaja lõpuni alles hoidma ja projekti auditeerijale kättesaadavaks tegema järgmised dokumendid:
•	raamatupidamise algdokumendid (nt originaalarved, maksekorraldused, panga väljavõtted, tööajatabelid, palgalehed, lepingud, aktid jms);
•	hankedokumentatsioon (vastavalt riigihangete seadusele, muude hangete puhul kolme pakkumise võtmist tõendavad dokumendid – sh käskkirjad, kaaskirjad, kirjavahetus pakkujatega, protokollid, lepingud, aktid, load, kooskõlastused);
•	projektiga seotud kirjavahetus (ametikirjad ja e-kirjad);
•	lepingud (sh kõik selle lisad);
•	muu projektiga seotud informatsioon (toetuse taotlus, rahastamisotsus, toetusleping koos kõigi selle lisadega, projekti aruanded, nõupidamiste ja juhtkomiteede protokollid, memod, projekti tegevust tõendavad fotod jms).

Kui auditi või mõne muu kontrolli käigus ilmneb, et mingi kulu osas ei suuda toetuse saaja tõendavat dokumentatsiooni (kuludokumente, tasumist tõendavaid dokumente vms) esitada, loetakse vastav kulu abikõlbmatuks.

2.	Projekti raamatupidamise korraldamine
Projekti raamatupidamisarvestust tuleb korraldada vastavalt kehtivale raamatupidamise seadusele. Riigiraamatupidamiskohustuslastel ja selle koosseisus olevatel üksustel tuleb järgida ka riigi raamatupidamise üldeeskirja.

Projektiga seotud kulud peavad olema eristatavad toetuse saaja raamatupidamises muudest kuludest ning kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid muudest kulu- ja maksedokumentidest. Projekti kulude eristamisel on sõltuvalt organisatsioonis kasutusel olevast raamatupidamistarkvarast võimalik korraldada läbi projektile eraldi kulukonto avamise või projekti kulude eristamise teel kontokoodidele vastavate tunnuste lisamisega. Juhul, kui toetuse saajal on mitmeid fondist erinevate aastaprogrammide raames rahastavaid projekte, peab toetuse saaja raamatupidamises olema võimalik eristada kulusid erinevate projektide lõikes. 

Projekti jooksul teostatud tehinguid peab olema võimalik tõendada nende aluseks oleva dokumentatsiooniga. Dokumentidel märgitud kulud peavad vastama läbiviidud toimingute mahule ja sisule ning olema projektiga seotud ning kooskõlas õigusaktidega (raamatupidamise seadus, riigihangete seadus, töölepingu seadus, võlaõigusseadus, käibemaksu seadus, tulumaksu seadus jne). 

Vastutavale asutusele esitatavate dokumentide koopiad peavad olema identsed nendega, mis säilitatakse toetuse saaja raamatupidamises; aruandlusega esitatud andmed peavad ühtima toetuse saaja raamatupidamise andmetega. Vastutav asutus võib küsida projekti kestel projektipõhiseid väljavõtteid toetuse saaja raamatupidamisest.

Kui vastutav asutus tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt abikõlblikuna deklareeritud kulud abikõlbmatuks, siis tuleb ka toetuse saaja raamatupidamises teha vastav parandus.

3.	Projekti käigus saadud sissetulekud
Abikõlblikest kuludest tuleb maha arvata tulu, mis saadakse projekti abikõlblikkuse perioodil või seitsme aasta jooksul alates 2008. aasta programmi lõpetamist sisaldava teatise edastamisest vastutava asutuse poolt ja mis ületab toetuse taotluses prognoositud tulu.

Projekti tuluks loetakse müügist, üürimisest, rentimisest, teenustest, liitumistasudest või muudest samaväärsetest laekumistest saadavat tulu.

Kui projekti tulusid on enne toetuse taotluse esitamist võimalik hinnata, tuleb hinnata projekti vara kasuliku eluea tulu. Kui hindamise tulemusel selgub, et projekt teenib puhastulu, tuleb projekti planeeritavaid abikõlblikke kulusid vähendada puhastulu summa osa võrra, mis vastab abikõlblike kulude proportsioonile projekti kogukuludest.

Kui projekti elluviimise käigus ja pärast seda puhastulu arvutuse lähteandmed muutuvad, peab toetuse saaja puhastulu arvutust uuendama.

Toetuse saaja teavitab viivitamatult kirjalikult vastutavat asutust puhastulust, mida ei ole arvesse võetud. Kui tegemist on olulise puhastuluga, tuleb projekti raames tehtud abikõlblikke kulusid vähendada olulise puhastulu summa osa võrra, mis vastab abikõlblike kulude proportsioonile projekti kogukuludest.

Kui projekti tulusid ei ole võimalik enne toetuse taotluse esitamist hinnata, tuleb tulu, mis on saadud projekti abikõlblikkuse perioodil või seitsme aasta jooksul alates 2008. aasta programmi lõpetamist sisaldava teatise edastamisest vastutava asutuse poolt, projekti kuludest maha arvata. Toetuse saaja peab sellise tulu üle arvestust ja teavitab viivitamata tulu saamisest kirjalikult vastutavat asutust.

4.	Projekti kulusid tõendavad dokumendid
Toetuse saaja on kohustatud tagama toetuse väljamaksmise aluseks olevate dokumentide nõuetele vastavuse ning kulude abikõlblikkuse.

Projektiga seotud kulutusi ja toimingute teostamist tõendavad dokumendid võivad olla järgmised (nimekiri ei ole lõplik):
•	raamatupidamise sise-eeskirjad ja asjaajamise kord;
•	tööjõukuludega seotud dokumendid (käskkirjad, lepingud, palgaarvestuse lehed, tööajatabelid, puhkusetasude arvestamise käskkirjad, korraldused või puhkusegraafikud, lähetus- ja kuluaruanded, sõidupäevikud jms);
•	teenuste osutamist, tööde teostamist või asjade ostmist tõendavad dokumendid (lepingud, aktid, teenuse osutaja, tööde teostaja või tarnija poolt esitatud arved ja saatelehed jms);
•	väljamakseid tõendavad dokumendid (maksekorralduste koopiad, pangakonto väljavõtted);
•	hangetega seotud dokumendid (hankedokumentatsioon, lepingud, aktid, vähemalt 3 pakkumist alla riigihanke piirmäära hangitud teenuste, objektide jms puhul);
•	toimingute teostamist tõendavad dokumendid (osalejate nimekirjad, koolituste ja seminaride materjalid, koosolekute protokollid ja memod jms);
•	projektiga seotud kirjavahetus (nii ametlik kui elektrooniline);
•	aruanded.

Juhul kui arvete väljamaksmine on seotud sellele eelnenud lepinguga ja/või tööde üleandmise aktidega, siis tuleb aruandlusele lisada ka vastavad lepingud ja aktid, millest on näha tehingu sisu. Seejuures tuleb jälgida, et arvel märgitud kuupäevad ja muu info töö teostamise või teenuse osutamise kohta kattuks lepingutes ja aktidel märgituga.

Lepingute sõlmimisel tuleb jälgida, et need vastaksid töölepingu seaduse või võlaõigusseaduse nõuetele ning kannaksid korrektset pealkirja (nt tööleping, töövõtuleping vms). 

Projekti kuludokumentide kinnitamise juures tuleb jälgida, et kuludokumendid vastaksid raamatupidamise algdokumendile esitatud nõuetele. Raamatupidamise seaduse §7 järgi on raamatupidamise algdokument majandustehingu toimumist kinnitav tõend, millel peavad olema järgmised andmed:
1.	dokumendi nimetus ja number; 
2.	dokumendi koostamise kuupäev; 
3.	tehingu majanduslik sisu;
4.	tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); 
5.	tehingu osapoolte nimed;
6.	tehingu osapoolte ja asu- või elukoha aadressid; 
7.	majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab majandustehingu toimumist;
8.	vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

Puudulikult vormistatud dokumentide korral võivad Vabariigi Valitsuse poolt määratud asutused tunnistada nendega seotud kulud abikõlbmatuks. Väiksemate vigade korral aktsepteeritakse arvetele lisatud selgitusi ja õiendeid.

Projekti kuludokumentidele peab lisaks olema märgitud ka järgmine informatsioon:
•	raamatupidamistehingute konteeringud;
•	projekti kood;
•	informatsioon projekti kuludesse arvestatud summade ja nende arvestusmeetodi kohta;
•	kulujuhi allkiri (projektijuhi allkiri);
•	muu lisainfo, mis selgitab kulu seotust projektiga.

Eelnimetatud informatsioon lihtsustab oluliselt projekti aruandluse menetlemist, kuludokumentide kontrolli ning hilisemat võimalikku projektide auditeerimist.

5.	KULUDE ABIKÕLBLIKKUS
Projekti abikõlblikkuse üle otsustamisel lähtutakse esmajoones sellest, kas toetuse kasutamise eesmärk ja toetatavad tegevused langevad kokku projektikonkursi juhendis sätestatud  tegevuseesmärkide ja nende alategevustega.

Projekti kulu abikõlblikkuse üldkriteeriumiks on kulu tekkimise aeg ja seotus projekti tegevuste ja eesmärkidega. Abikõlblik kulu on kulu, mis on põhjendatud, mõistlik ja projekti elluviimiseks otseselt vajalik kulu ning mis on tehtud kooskõlas õigusaktides, asjakohastes juhendmaterjalides ja toetuslepingus sätestatud nõuetega. Abikõlblikkuse kriteeriumidele vastavust arvestatakse nii projektide valikul kui ka nende hilisema rakendamise käigus.

Projekti elluviija peab kulude abikõlblikkuses veenduma juba projekti planeerimisel ja projekti eelarve koostamisel ning samuti hiljem projekti elluviimisel. Mitteabikõlblikud kulud tuleb katta toetuse saaja omavahenditest.

Tehtud kulud peavad olema:
•	rahalised (v.a amortisatsioonikulud);
•	põhjendatud (seotud toetuse andmise tingimuste ja eesmärkidega ning projekti tegevuste ja eesmärkidega);
•	mõistlikud (järgivad riigihangete reegleid, kolme pakkumise nõuet);
•	vajalikud projekti elluviimiseks (kooskõlas toetuslepingus sätestatud eesmärkide ja tegevustega);
•	tõendatud raamatupidamise dokumentidega;
•	vastama kõikidele juhendmaterjalidele, asjakohastele õigusaktidele ning toetuslepingule).

5.1. Tööjõukulud
Projekti heaks täistööajaga töötamisel võib kõik töötasudega seotud kulud otse projekti kuludesse kanda (tööajatabeli täitmine ei ole vajalik). Projekti aruandlusega tuleb esitada tööleping ja ametijuhend, kust on näha, et inimese tööülesanded on seotud ainult projektiga. Ametijuhend ei ole vajalik, kui selles kajastatav info on ära toodud töölepingus.

Kui inimene oli organisatsioonis juba enne projekti algust täiskohaga tööl ning tema töötasu soovitakse kanda projektiga seotud kuludesse, siis tuleb lisaks tõendada, et töötajale on määratud uued projektiga seotud tööülesanded (selleks esitatakse töölepingu või käskkirja koopia). Samuti on vaja näidata, kas tema eelmisi tööülesandeid on vähendatud või on ta üle viidud projektiga seotud tööle ning talle on määratud asendaja.

Kui inimesele määratakse seoses projektiga lisatööülesandeid, siis tuleb koostada ka tööajatabel, mis on tõenduseks ülesannete lisandumise kohta. Ületunnitöö puhul tuleb järgida ka töö- ja puhkeaja seadust, mille järgi koos ületunnitööga ei või tähtaeg nädalas ületada keskmiselt 48 tundi neljakuulise arvestusperioodi jooksul.

Kui lisatööülesannete kohta sõlmitakse võlaõiguslik leping, siis ei ole vaja tööajatabelit täita, vaid tuleb koostada töö üleandmise-vastuvõtmise akt, mis peab lisaks andmetele töö üleandmise ja vastuvõtmise kohta sisaldama ka tehtud tööde ülevaadet.

Käesoleva juhendi kohane tööajatabel (näide 1) on vajalik töötajate tehtud tööde ja kulutatud tööaja dokumenteerimiseks, kui projektis osalev töötaja täidab asutuses sama lepingu raames lisaks projekti raames tehtavale tööle ka fondi toetuse väliseid ülesandeid. Tööajatabeli abil saab projekti administratsioon arvestada projekti tööjõukulusid ja esitada need tõendusmaterjalidena Vabariigi Valitsuse poolt määratud asutustele või nende volitatud esindajatele.

Tööajatabelis näidatakse ära tehtud töö (nii projekti jaoks tehtud kui ka muu töö) ja selleks kulutatud aeg. Tööajatabeleid tuleb koostada jooksvalt ning allkirjastada vähemalt kord kuus, näidates ära tööülesanneteks kulunud tegeliku ajakulu. Kui töötaja osaleb mitmes projektis, siis tuleb ühes tööajatabelis näidata kõikides projektides tehtud tööd eraldi tulpades. Tööajatabeli allkirjastavad selle täitja; isik, kelle tööaega tabel kajastab ning projekti rakendamise eest vastutav isik (projektijuht).

Töötaja palgakulu projektis arvestatakse vastavalt tööajatabelis näidatud tundide arvule (tunnitasu korral) või kokkulepitud kuupalga korral vastavalt projekti jaoks töötatud aja ja kogu tööaja suhtele (projekti heaks kulutatud aeg jagatakse kogu töötatud ajaga ja korrutatakse perioodi töötasuga). Töötajate palgakulu kohta tuleb esitada käesoleva juhendi kohane igakuine palgaarvestus (näide 2).

Projekti finantsaruannetes tuleb alati eristada töötajale tasutavast (nii otsestes kui kaudsetes kuludes) töötasust makstavad maksud (makse saaja põhine kirjendamine).

Töö- ja puhkusetasude tõendamiseks tuleb esitada ja säilitada:
•	töölepingu, avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja, korralduse või võlaõigusliku lepingu koopia, millel alusel arvestatakse töötaja töötasu projekti kuludesse;
•	palgaarvestuse leht;
•	tööajatabel osalise ajaga projekti raames töötamisel;
•	puhkusetasu arvestus;
•	maksekorralduste koopiad või pangakonto väljavõte (palga maksmise ja maksude tasumise kohta).

Võlaõigusliku lepingu puhul tuleb esitada:
•	lepingu koopia;
•	maksekorralduse koopiad või panga väljavõtted;
•	üleandmise-vastuvõtu aktid;
•	tööajatabelid juhul, kui neid täidetakse lisaks üleandmise-vastuvõtmise aktidele;
•	arved (juhul kui tegu on juriidilise isikuga).

5.2. Transpordi- ja lähetuskulud
Abikõlblikud on projektiga seotud transpordikulud vastavalt:
•	ühissõiduki pileti summale;
•	tegelikule kulule kütusekulu tõendava dokumendi ja kalkulatsiooni esitamisel või;
•	organisatsiooni siseselt kehtestatud isikliku sõiduvahendi kasutamise tingimustele ja kulule kilomeetri kohta.

Asutusesiseste tingimuste kehtestamisel tuleb lähtuda Vabariigi Valitsuse 14.07.2006 määrusest nr 164 „Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise tingimused ja piirmäärad“.

Mootorsõiduki kasutamise kulud on abikõlblikud vastavates õigusaktides maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses, st erisoodustusena käsitletav kulu ja erisoodustusmaks ei ole abikõlblik kulu. 

Sõidukulude tõendamiseks tuleb sõltuvalt kulude hüvitamise meetodist esitada järgmised dokumendid: 
•	sõidupiletid ja arved; 
•	asutusesiseselt kehtestatud sõiduki kasutamise ja kulude kompenseerimise korda tõendav dokument (vormistatud tööandja, asutuse juhi, juriidilise isiku pädeva organi või tema poolt volitatud isiku kirjalik otsus, käskkiri või korraldus); 
•	selgitus kulude seose kohta projektiga (sõidu eesmärk ja sihtkoht, projekti nimi); 
•	koopia sõiduki tehnilisest passist; 
•	sõidupäevik; 
•	kütusekulu tõendav dokument; 
•	maksekorralduste koopiad või pangakonto väljavõte. 

Lähetuskulude hüvitamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse 22.12.2000 määrusele nr 453 „Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevaraha määrad ning nende maksmise tingimused ja kord“ ning Vabariigi Valitsuse 28.03.2001 määrusele nr 108 „Teenistuslähetuse kulude hüvitiste ja päevaraha määrad ning nende maksmise tingimused ja kord“. Juhul kui toetuse saaja organisatsiooni vastavad piirmäärad on madalamad, lähtutakse nendest. 

Rahvusvahelised organisatsioonid lähtuvad vastavalt EL päevaraha (http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm) või oma organisatsiooni kehtestatud päevaraha määradest, kasutades soodsamat võimalust. 

Väliseksperdi päevaraha määra kehtestamisel võetakse aluseks EL kodulehel (http://ec.europa.eu/comm/europeaid/perdiem/index_en.htm) olevad Eesti per diem päevamäärad (olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse tuleb). Antud päevaraha sisse arvatakse majutuse, toidu ja kohaliku transpordiga seotud kulud. Juhul, kui välisekspert Eestis ei ööbi, kuid viibib siiski kohal rohkem kui 6 tundi, on lubatud maksta talle päevaraha, kuid vähendatud kujul (kuni 50% ettenähtud määrast). 

Muus valuutas kui Eesti kroon tasutud summade ümberarvestamisel Eesti kroonidesse tuleb kasutada tasumise päeva Eesti Panga määratud ametlikku kurssi vastava valuuta suhtes.

Lähetuskulude tõendamiseks tuleb esitada:
•	sõidupiletid ja arved (lennupiletite puhul tuleb alles hoida pardakaardid ning lisada need kuludokumentidele);
•	lähetuskulude aruanne (kus on kirjas ka viide projektile ja projektiga seotud tegevusele);
•	tööandja kinnitus (kolmandatele isikutele hüvitatavate lähetuskulude puhul);
•	lähetuse korraldus (käskkiri);
•	töölepingu või käskkirja koopia;
•	koopia sõiduki tehnilisest passist;
•	sõidupäevik isikliku või asutuse auto kasutamisel;
•	kinnitatud maksekorralduste koopiad või pangakonto väljavõte lähetuskulude tasumise kohta.

Päevarahad ja majutuskulud on abikõlblikud eelnimetatud õigusaktides maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses, st erisoodustusena käsitletav kulu ja erisoodustusmaks ei ole abikõlblik kulu.

5.3 Seadmed
Kui enne projekti algust või selle kestel ostetakse seadmeid, on abikõlblik ainult seadmete amortisatsiooni see osa, mis vastab nende kasutamisele projekti kestel projekti heaks. 

NB! Enne projekti algust ostetud seadme puhul on aktsepteeritav kulu tekkimine enne projekti abikõlblikkuse alguskuupäeva.

Abikõlbmatu on seadme kulu, mis osteti enne projekti algust algselt EL toetuse eest. 

Kui üksikud alla 1 000 eurot (arvestatud Eesti Panga poolt fikseeritud kursi alusel) maksvad esemed on ostetud projekti esimese kolme kuu jooksul, on nende ostukulu täielikult abikõlblik. Ostukuluks loetakse kogu eseme kulu, sh transpordikulu jms, kuid mitte käibemaksu. Üksikuks esemeks loetakse esemeid, mis ei kuulu seadme osade hulka ning mida saab eraldi kasutada.

Asutused, kus ei ole sätestatud amortisatsioonikulude arvestamise piirmäära, lähtuvad oma raamatupidamise sise-eeskirjast. Riigiasutused peavad lähtuma riigiraamatupidamise eeskirjadest.

Amortisatsiooni arvutatakse täiskuude alusel. Täiskuuks loetakse ka ostmiskuud, kui ese on ostetud vähemalt üks päev enne kuu lõppu. 

NÄIDE: 
Projekt kestab 10 kuud. Projekti esimesel kuul ostetakse projekti teostamiseks arvuti koos tarkvaraga, kogumaksumus koos käibemaksuga on 26 000 krooni. Toetuse saajal ei ole õigust sisendkäibemaksu maha arvata, käibemaks on toetuse saajale abikõlblik kulu. 

Organisatsiooni raamatupidamise sise-eeskirjades on defineeritud põhivara – vara, mida kasutatakse pikemalt kui 1 aasta ning mille soetusmaksumus on vähemalt 10 000 krooni. Arvutitehnika ja tarkvara kasulikuks elueaks on kehtestatud 3 aastat.

Ühe kuu kulumi arvestamine: 26 000/36 = 722,22 kr.
Hüvitatava kulumi arvutamine: 10*722,22 = 7 222,22 kr (abikõlblik kaudne kulu)

Seadmete ostmise, üürimise, rentimise ja liisimise tõendamiseks tuleb esitada hinnapakkumised, lepingud, arved, väljavõtted kohaldatavatest punktidest organisatsiooni raamatupidamise sise-eeskirjades ning esitada amortisatsiooni arvestamise käik.

5.4 Projekti kaudsed kulud
Kõiki abikõlblikke kaudseid kulusid peab sarnaselt otseste kuludega tõendama raamatupidamise algdokumentidega. Toetuse saaja või projektis osalev isik või asutus peab tagama piisava kontrolljälje olemasolu, et vajadusel tõendada kaudsete kulude jaotamise asjakohasust.

Kaudsete kulude projekti kuludeks arvestamise metoodika tuleb lisada ka projekti taotlusele. See võiks olla fikseeritud ka organisatsiooni raamatupidamise sise-eeskirjades.

Kaudsete kulude arvestamise põhimõtted
•	Projekti eelarvesse võib planeerida projektiga seotud organisatsiooni üldkulud, mis on otseselt vajalikud konkreetse projekti elluviimiseks. Kõik kulud, mille otsene seotus projektiga ei ole üheselt mõistetav, tuleb projekti abikõlblike kulude hulgast välja arvata.
•	Projekti kaudsete kulude arvestamisel kasutatav arvestusmetoodika peab olema erapooletu, põhjendatud ja põhinema tegelikel kulutustel. Kui toetuse taotluse esitamisel on tegemist arvestuslike kuludega, siis projekti aruannetes kaudsete kulude deklareerimisel tuleb teha vajalikud korrektuurid vastavalt kulude tegelikule summale. Eelarves kavandatust suuremas mahus kaudseid kulusid deklareerida ei saa (see on võimalik vaid projekti eelarve muutmisega).
•	Kaudsete kulude arvestamine projekti aruande esitamisel protsendina projekti mahust ei ole lubatud. Kaudsed kulud on abikõlblikud, kui need põhinevad projekti rakendamise tegelikel kuludel ja neid on arvestatud vastavalt käesolevas juhendis sätestatud metoodikale. 
•	Kaudsete kulude arvestus toimub üldjuhul kuude kaupa. Kui projekti kestus on lühem kui kuu või kui üldkulude arvestus kuupõhiselt ei ole adekvaatne (nt sama ruumi kasutatakse ka projektivälisteks tegevusteks), tuleb arvesetus teha vastavalt nädalates, päevades või tundides, olenevalt ruumide kasutamisest.
•	Eelarvestamiseks on soovitav kasutada eelmiste perioodide vastavaid kulusid. Väljamakse taotluste koostamisel tuleb lähtuda aga tegelikest kuludest (projekti läbiviimisega otseselt seotud kulude alusel väljastatud arvete summadest).
•	Vastutavale asutusele jt Vabariigi Valituse poolt määratud asutustele või nende volitatud esindajatele tuleb esitada koopiad arvestuse aluseks olevatest dokumentidest ja ülevaade sellest, kuidas arvestus läbi viidi.
•	Kaudsete kulude abikõlblik summa arvestatakse projekti kohta toetuse saaja poolt projekti alguses paika pandud metoodika alusel:
o	proportsionaalselt üldkulude kogukulust vastavalt projekti tarbeks kasutatud ruumide pinnale (üüri- ja kasutusliisingu maksete, kommunaalmaksete, kütte, vee, elektri, hooldus-, remondi- ja valveteenuse ja muude projektiga seotud kulude jagamiseks); 
o	vastavalt projekti tegevuste elluviimisel tekkinud kuludele kui kasutatud ruumide pinnale põhinevat kulude jaotuse metoodikat kasutada ei saa (nt telefonikulud, vaid projekti tarbeks renditud kontoriruumide kulu, bürootarvete kulud);
o	proportsionaalselt üldkulude kogukulust vastavalt projektis hõivatud personalile. 

NÄIDE
Asutus üürib kokku 230 m2 ruume ja sellest kasutatakse projekti jaoks 18  m2 suurust bürood. Kõik asutuse töötajad (kokku 20 inimest) töötavad kontoris (mitte kodus või mujal). Projekti meeskond koosneb kokku 1-st täistöökohaga projekti heaks töötavast inimesest ja 2-st osalise tööajaga projekti heaks töötavast inimesest (0,8 kohta ja 0,4 kohta), mis teeb kokku 2,2 töökohta. Kõik osalise tööajaga töötajad töötavad asutuses täiskohaga. 

Kaudsete kulude jaotamine:
•	Üüriarve summa*18/230 = projekti kuludesse kantav summa vastavalt ruumide pinnale;
•	Kontoritarvete arve summa*2,2/20 = projekti kuludesse kantav summa vastavalt projektis hõivatud personalile;
•	0,4 kohaga projektis töötava inimese lauatelefoni arve summa*0,4 = projekti kuludesse kantav summa vastavalt tegelikele kuludele; või kõnede eristuse alusel, kus on märgitud projektiga seotud kõned; 
•	0,8 kohaga projektis töötava inimese koolituskulud, mis ei ole konkreetselt ja ainult projektiga seonduvad, vaid on vajalikud ka tema teiste tööülesannete täitmiseks – arve summa*0,8 = projekti kuludesse kantav summa vastavalt tegelikele kuludele;
•	0,8 kohaga projekti heaks töölevõetava inimese personaliotsingu kulud (juhul, kui ta ei asu 0,2 kohaga täitma asutuses muid ülesandeid) – täisarve summa;
•	jne

Iga kuludokumendi juurde tuleb esitada ka tasumist tõendavad dokumendid (maksekorraldused, pangaväljavõte või kassa väljaminekuorder jm).

NÄIDE 1. Tööajatabeli vorm

Tööajatabel …………………………… 
					kuu ja aasta
Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi

	Projekti nimi

Projekti kood	
Kuupäev	Töö kirjeldus	Projektiga seonduv töö (tundi)	Muu töö (tundi)	KOKKU	

					

					

					

					

					

					
Töötunnid kokku				
Projektis osaleja
Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged. 
Allkiri:      Kuupäev: 
Ees- ja perekonnanimi:	
Projekti rakendamise eest vastutav isik
Allkiri:      Kuupäev: 
Ees- ja perekonnanimi: 	

NÄIDE 2. Väljavõte projekti tööjõukuludest
Väljavõte projektiga seotud tööjõukuludest ajavahemikus ..................... kuni .....................	
	Asutus/Tööandja:	 												
	Projekti nimi:	 												
	Projekti kood:	 												
									 	Töötaja töötasust kinni peetud	Arvestatud tööandja maksud	Välja-makstud netotasu summa 	Tööandja maksud projekti kuluna	 	
Jrk nr.	Töötaja nimi	Lepingu number ja liik	Lepingu jõustumise kuupäev	Raamatu-pidamise kirjendi number	Projektiga seotud töö-ülesanded	Tasu määr (eek)	Projektiga hõivatus	Arvestatud töötasu vastavalt hõivatusele (eek) 	Tulumaksuvaba miinimum	Tulumaks (22%) 	Pensionikindlustus (2%) 	Töötuskindlustus (0,6%)	Sotsiaalmaks (33%) 	Tööandja TK (0,3%) 		Sotsiaalmaks (33%)	Tööandja TK (0,3%)	Projekti kulu kokku	
Debiteeritava konto nr	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	
Krediteeritava konto nr	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	
1	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	
2	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	 	
								0		0	0	0	0	0	0	0	0	0	
																			
KINNITAN, et käesolevas väljavõttes esitatud andmed on tõesed ning kajastuvad töötasu väljamakse aluseks olevas lepingus või käskkirjas/korralduses	
																			
Koostaja kontaktandmed:																		
Allkirjaõigusliku isiku nimi ja allkiri:				Raamatupidaja nimi ja allkiri:								
Kuupäev:						Kuupäev:											

Toetuse saaja									Siseministeerium

_________________								_____________________
Dr Thomas Lothar Weiss							Erkki Koort